Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) im B2B-Bereich zur Pflicht. Unternehmen in Deutschland sind dann verpflichtet, Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format auszustellen, zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Ziel dieser Regelung ist es, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu erhöhen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, was den Unterschied zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dokumenten ausmacht. Diese enthalten zwar optisch die gleichen Informationen, sind aber nicht maschinenlesbar.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Dabei spielt die Unternehmensgröße keine Rolle – ob Konzern oder kleiner Mittelständler, die Regelung gilt gleichermaßen. Ausgenommen sind lediglich Umsätze an Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Warum reicht ein PDF nicht aus?
Ein PDF-Dokument ist zwar digital, enthält jedoch keine strukturierten Daten für die automatische Weiterverarbeitung. Deshalb wird ein PDF ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.
Welche Formate sind zulässig?
In Deutschland sind zwei Formate für E-Rechnungen gängig:
- xRechnung: Ein XML-basiertes Format, das insbesondere im öffentlichen Sektor verpflichtend ist. Es entspricht der europäischen Norm EN 16931.
- ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert ein visuell lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten und ist besonders für den B2B-Bereich geeignet.
Der Zeitplan zur Einführung
- Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch in Papier- oder PDF-Form übermittelt werden.
- Bis Ende 2027: Kleinunternehmen (Umsatz unter 800.000 Euro im Jahr 2026) dürfen ebenfalls noch Papierrechnungen verwenden.
- Ab 2028: Die neuen Regelungen sind ausnahmslos verbindlich.
E-Rechnung mit Lexware
Lexware ist vollständig mit der E-Rechnung kompatibel und unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Mit Lexware können Sie E-Rechnungen direkt erstellen, prüfen und sicher versenden. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und verarbeitet, wodurch manuelle Eingaben minimiert und Fehler reduziert werden. Die Software bietet zudem Funktionen für die Buchung und GoBD-konforme Archivierung, was die Verwaltung elektronischer Rechnungen erheblich vereinfacht. Ob Erstellung, Versand oder Empfang – mit Lexware ist der gesamte Prozess effizient und gesetzeskonform umsetzbar.
E-Rechnung mit DATEV
DATEV unterstützt die E-Rechnung vollständig und arbeitet mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Mit Lösungen wie DATEV Mittelstand Faktura oder DATEV Auftragswesen können Sie E-Rechnungen direkt erstellen, prüfen und sicher versenden. Eingehende E-Rechnungen lassen sich über DATEV Unternehmen online effizient empfangen und verarbeiten. Die Software liest die Rechnungsdaten automatisch aus, minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehler. Zudem bietet DATEV Funktionen für die GoBD-konforme Archivierung, was die Verwaltung elektronischer Rechnungen erheblich vereinfacht. Ob Erstellung, Versand oder Empfang – mit DATEV gestalten Sie den gesamten Prozess effizient und gesetzeskonform.
Startklar für 2025 – mit uns als Partner
Die E-Rechnung ist mehr als nur ein neues Format – sie ist ein Schritt in die Zukunft. Und wir sorgen dafür, dass Sie diesen Schritt problemlos meistern. Ob Beratung, Schulung oder technische Umsetzung: Mit uns sind Sie bestens gerüstet, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
