Die E-Rechnung: Was Sie als Unternehmen wissen müssen

Was ändert sich bei der Rechnungsstellung?

Die E-Rechnung kommt. Und sie betrifft nicht nur Großkonzerne oder öffentliche Auftraggeber, sondern alle Unternehmen im B2B-Bereich. Das Wachstumschancengesetz schreibt vor, dass ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 wird auch die Pflicht zum Versand schrittweise ausgeweitet.

Was viele Unternehmer überrascht: Eine E-Rechnung ist nicht dasselbe wie eine PDF-Rechnung per E-Mail. Eine PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den IT-Systeme automatisch auslesen und verarbeiten können. Der Unterschied ist grundlegend.

Die wichtigsten Formate

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form, ist aber für Menschen ohne Software nicht lesbar. Für den B2B-Bereich ist sie eines der anerkannten Formate.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten. Das ist praktisch: Der Empfänger sieht eine normale Rechnung und sein System kann die Daten automatisch auslesen. ZUGFeRD ab Version 2.0 erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Welches Format wählen?

Für die meisten KMU empfiehlt sich ZUGFeRD, weil es in beide Richtungen funktioniert: Der Empfänger kann die Rechnung lesen, auch wenn er noch kein automatisiertes System hat, und Systeme können die Daten automatisch verarbeiten. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung oft vorgeschrieben.

Was KMU jetzt tun sollten

Empfangsbereitschaft herstellen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format importieren kann. Viele moderne Systeme können das bereits, die Funktion muss aber oft erst aktiviert oder konfiguriert werden.

Versandprozess vorbereiten

Auch wenn die Pflicht zum Versand erst ab 2027 greift, lohnt sich die Vorbereitung jetzt. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann. Falls nicht, gibt es Erweiterungen und externe Dienste, die den Prozess abdecken. Je früher Sie umstellen, desto weniger Stress haben Sie unter Zeitdruck.

Archivierung anpassen

E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen: 10 Jahre revisionssicher archiviert. Ein strukturiertes digitales Archiv erleichtert nicht nur die Compliance, sondern auch die tägliche Arbeit. Automatisierte Archivierungslösungen nehmen Ihnen die Sortierarbeit ab.

Prozesse automatisieren

Der eigentliche Vorteil der E-Rechnung liegt nicht in der Pflichterfüllung, sondern in der Automatisierung. Wenn Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, können sie automatisch in die Buchhaltung übernommen, geprüft und freigegeben werden. Manuelle Eingaben, Fehler und Verzögerungen fallen weg. Das spart Zeit und senkt die Kosten pro Rechnung erheblich.

Was eine E-Rechnung enthalten muss

Unabhängig vom Format muss eine E-Rechnung die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Menge und Art der Leistung, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie die Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Unterstützung durch LNIT

LNIT unterstützt KMU bei der Umstellung auf E-Rechnungen. Wir prüfen Ihre bestehenden Systeme, empfehlen passende Lösungen und helfen bei der Einrichtung automatisierter Rechnungsprozesse. Im Rahmen unserer Managed IT Services stellen wir sicher, dass Ihre IT die neuen Anforderungen erfüllt, und im Zusammenspiel mit unseren Cloud-Lösungen wird die Verarbeitung durchgängig digital.

Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten, wie die E-Rechnungs-Umstellung für Ihr Unternehmen reibungslos gelingt.