LNIT – Lars Neumann IT
Dokumentenmanagement & Digitale Archivierung – LNIT IT-Systemhaus Diekholzen

Dokumentenmanagement mit DOCBOX für Unternehmen in Hildesheim

Schluss mit Papierchaos: LNIT richtet DOCBOX ein — das Dokumentenmanagementsystem für KMU. GoBD-konforme Archivierung, Volltextsuche, E-Rechnung und Integration in Ihre Branchensoftware.

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FINDS YOUR DOCUMENTS!

25.000+

Anwender vertrauen auf DOCBOX

DOCBOX GoBD-konformes Dokumentenmanagement Zertifikat für Unternehmen in Diekholzen

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wer noch kein DMS hat, steht unter Zugzwang.

Gleichzeitig verbringt jeder Mitarbeiter im Schnitt 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Dokumenten – über 400 Stunden pro Jahr, verschwendet in Papierakten, E-Mail-Postfächern und unübersichtlichen Netzlaufwerken.

Pflicht seit 2025

Warum DMS heute Pflicht ist

Jeder Mitarbeiter verbringt im Schnitt 1,8 Stunden pro Tag mit dem Suchen von Dokumenten. Das sind über 400 Stunden pro Jahr – verschwendet in Papierakten, E-Mail-Postfächern und unübersichtlichen Netzlaufwerken.

Seit Januar 2025 kommt eine weitere Pflicht hinzu: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Wer noch kein DMS hat, steht jetzt unter Zugzwang.

Infografik: Zeitverlust durch manuelle Dokumentensuche in Unternehmen bei Diekholzen und Hildesheim
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DOCBOX automatische Dokumentenklassifizierung mit OCR-Texterkennung im Einsatz bei Unternehmen in Diekholzen

Dokumente automatisch erkennen

Die DOCBOX erkennt eingehende Dokumente per OCR-Texterkennung und ordnet sie automatisch der richtigen Kategorie zu. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Korrespondenz – alles landet ohne manuelles Sortieren am richtigen Platz.

DOCBOX Datenextraktion aus Rechnungen und Belegen für automatisierte Buchhaltung in der Region Hildesheim

Daten extrahieren und weiterverarbeiten

Rechnungsnummern, Beträge, Lieferantendaten – die DOCBOX liest relevante Informationen automatisch aus und übergibt sie an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP-System. Weniger Tipparbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für Ihr Geschäft.

DOCBOX Workflow-Automatisierung mit Freigabeprozessen für Rechnungen und Verträge bei KMU in Diekholzen

Workflows und Freigabeprozesse

Definieren Sie digitale Freigabeprozesse für Rechnungen, Verträge oder interne Dokumente. Die DOCBOX leitet Dokumente automatisch an die zuständigen Personen weiter, dokumentiert jede Freigabe und sorgt für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

DOCBOX E-Rechnung Verarbeitung im ZUGFeRD und XRechnung Format seit Januar 2025 für Unternehmen bei Hildesheim

E-Rechnungen verarbeiten

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Die DOCBOX verarbeitet ZUGFeRD- und XRechnung-Formate nativ, validiert die Daten und archiviert sie automatisch GoBD-konform – ohne Medienbrüche.

Rechtssicherheit

Revisionssichere Archivierung

Die DOCBOX archiviert alle Dokumente GoBD-konform – unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher. Bei einer Betriebsprüfung haben Sie sofort Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.

  • ✓ Unveränderbare Archivierung nach GoBD-Vorgaben
  • ✓ Vollständiger Audit-Trail für jedes Dokument
  • ✓ Automatische Aufbewahrungsfristen (6 und 10 Jahre)
  • ✓ Betriebsprüfung jederzeit bestehen
DOCBOX GoBD-konformes Dokumentenmanagement Zertifikat für Unternehmen in Diekholzen

Anbindungen

Passt in Ihre bestehende IT-Landschaft

Buchhaltung

Nahtlose Anbindung an DATEV, Lexware und andere Finanzsysteme. Belege und Buchungsdaten fließen automatisch.

ERP-Systeme

Integration mit SAP, Odoo, Microsoft Dynamics und weiteren ERP-Lösungen für durchgängige Geschäftsprozesse.

Microsoft 365 & Outlook

E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook archivieren. Nahtlose Integration in Ihre bestehende Microsoft-Umgebung.

Scanner & MFP

Dokumente direkt am Multifunktionsdrucker scannen und automatisch in die DOCBOX importieren – ohne Umwege.

Barcode-Erkennung

Automatisches Erkennen und Zuordnen von Dokumenten über Barcode-Aufkleber – ideal für Logistik, Lager und Produktion.

REST API

Eigene Lösungen über die DOCBOX REST API anbinden – für individuelle Integrationen und Automatisierungen.

Ablauf

In 6 Schritten zum papierlosen Büro

1

Analyse

Wir analysieren Ihre bestehenden Dokumentenprozesse und identifizieren Optimierungspotenzial.

2

Konzept

Basierend auf Ihren Anforderungen erstellen wir ein individuelles DMS-Konzept.

3

Einrichtung

Installation, Konfiguration und Anbindung an Ihre bestehenden Systeme.

4

Migration

Übernahme bestehender Dokumente und Ordnerstrukturen in die DOCBOX.

5

Schulung

Praxisnahe Schulung Ihrer Mitarbeiter für den sicheren Umgang mit dem System.

6

Betrieb

Laufender Support, Updates und Optimierung durch unser Team.

Weniger suchen, mehr finden.

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie die DOCBOX Ihre Dokumentenprozesse vereinfacht. Kostenlos und unverbindlich.

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Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement & Digitale Archivierung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die alle Geschäftsdokumente digital erfasst, strukturiert ablegt und schnell auffindbar macht. Statt Papierordner und Dateichaos auf dem Server haben Sie ein zentrales System, das Dokumente automatisch erkennt, archiviert und per Volltextsuche in Sekunden findet. Für Unternehmen in der Region Hildesheim richten wir DOCBOX als bewährtes DMS ein.
Ja. DOCBOX erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dokumente werden revisionssicher archiviert — nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit maschinell auswertbar. Bei einer Betriebsprüfung sind Sie damit auf der sicheren Seite.
Ja. DOCBOX verarbeitet E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, die relevanten Daten extrahiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Seit dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen — ein einfaches PDF reicht nicht mehr. DOCBOX erfüllt diese Anforderung.
Die Kosten hängen von der Anzahl der Nutzer und dem gewählten Betriebsmodell ab. DOCBOX gibt es als Cloud-Lösung ab wenigen Euro pro Nutzer und Monat oder als Inhouse-Installation. In beiden Fällen sind die Kosten deutlich geringer als die versteckten Kosten durch ineffiziente Dokumentenprozesse — allein die eingesparte Suchzeit rechnet sich in der Regel innerhalb weniger Monate.
In den meisten Fällen ja. DOCBOX bietet Schnittstellen zu gängigen ERP-, Buchhaltungs- und Branchenlösungen wie Datev, Lexware, SAP Business One und vielen anderen. Wir bei LNIT entwickeln zusätzlich eigene Integrationen — zum Beispiel die automatische Rechnungsarchivierung aus Odoo. Wir prüfen vorab, welche Systeme Sie einsetzen.
Die DOCBOX Cloud spart Investitionskosten und Wartungsaufwand — Sie brauchen keinen eigenen Server. Die Inhouse-Version bietet maximale Kontrolle über Ihre Daten. Beide Varianten bieten denselben Funktionsumfang. Wir beraten Sie ehrlich, welches Modell für Ihre Anforderungen und Ihr Budget am besten passt.
In sechs Schritten: Analyse Ihrer Dokumentenprozesse, Konzept für Struktur und Berechtigungen, Installation und Konfiguration, Anbindung an Ihre Systeme, Schulung Ihres Teams und laufende Betreuung im Rahmen unseres Managed IT Service. So wird der Umstieg auf das papierlose Büro reibungslos.
LNIT — Lars Neumann IT ist ein IT-Systemhaus aus Diekholzen bei Hildesheim. Als autorisierter DOCBOX Partner kennen wir das System in der Tiefe und integrieren es in die Arbeitsabläufe unserer Kunden. Wir entwickeln auch eigene Schnittstellen, wenn die Standardlösung nicht ausreicht.