RPA — einfach erklärt

Was ist RPA?

RPA steht für Robotic Process Automation, zu Deutsch etwa robotergestützte Prozessautomatisierung. Gemeint ist damit keine physische Maschine, sondern eine Software, die menschliche Bedienschritte in bestehenden Programmen nachahmt: klicken, Felder ausfüllen, Daten kopieren, zwischen Fenstern wechseln — genau wie ein Mitarbeiter es tun würde, nur automatisiert und ohne Pausen.

Der Grundgedanke: Viele Unternehmen nutzen ältere Programme oder Fachanwendungen, die keine direkte technische Schnittstelle für den Datenaustausch mit anderen Systemen bieten. RPA umgeht dieses Problem, indem der Software-Roboter einfach die vorhandene Bildschirmoberfläche bedient — so, wie es ein Mensch auch tun müsste.

Wie funktioniert RPA?

Ein RPA-Roboter arbeitet in klar abgegrenzten Schritten:

1. Ablauf aufzeichnen oder definieren — Zunächst wird festgelegt, welche Klicks, Eingaben und Entscheidungen der Roboter ausführen soll. Häufig lässt sich das durch Aufzeichnen eines manuellen Durchlaufs vorbereiten.
2. Regeln festlegen — Der Roboter arbeitet strikt nach vorgegebenen Regeln, zum Beispiel „wenn Feld X leer ist, dann Standardwert Y eintragen”.
3. Ablauf automatisch ausführen — Der Roboter durchläuft die Schritte selbstständig, meist deutlich schneller und ohne Tippfehler im Vergleich zur manuellen Bearbeitung.
4. Ergebnis protokollieren — Erledigte Vorgänge und Ausnahmefälle werden dokumentiert, damit erkennbar bleibt, was automatisch gelaufen ist und wo ein Mensch eingreifen muss.

RPA versus API-basierte Workflow-Automatisierung

RPA ist nicht die einzige Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren — und in vielen Fällen auch nicht die erste Wahl:

1. Existiert eine Schnittstelle (API), ist sie meist die bessere Lösung. Eine direkte Anbindung zweier Systeme über eine API tauscht Daten strukturiert und stabil aus, ohne von der Optik einer Bildschirmoberfläche abhängig zu sein.
2. RPA ist der Notlösungs-Weg für Systeme ohne Schnittstelle. Gerade bei älteren Fachanwendungen oder Programmen ohne API bleibt die Bedienung der Oberfläche oft der einzig verfügbare Ansatz.
3. Oberflächenänderungen können RPA-Roboter stören. Wird die Bedienoberfläche eines Programms durch ein Update verändert, muss der Roboter meist angepasst werden — bei einer API-Anbindung fällt dieses Risiko in der Regel geringer aus.
4. RPA eignet sich am besten für stark regelbasierte, wiederkehrende Aufgaben. Aufgaben mit vielen Ausnahmefällen oder Bewertungsspielraum sind für RPA schlechter geeignet als für Ansätze, die auch flexibler reagieren können.

RPA in der Praxis

Ein typisches Szenario: In einem Betrieb müssen Bestelldaten regelmäßig aus einem E-Mail-Postfach in eine ältere Warenwirtschaft übertragen werden, die keine automatische Anbindung an das E-Mail-System bietet. Bislang öffnet ein Mitarbeiter jede Bestellmail, liest die Daten ab und trägt sie manuell in die Warenwirtschaft ein — jeden Tag, mehrfach, nach demselben Muster.

Ein RPA-Roboter kann genau diesen Ablauf übernehmen: E-Mail öffnen, Daten erkennen, in die richtigen Felder der Warenwirtschaft eintragen, Vorgang abschließen. Der Mitarbeiter prüft nur noch Ausnahmefälle, die der Roboter nicht eindeutig zuordnen kann.

Ob sich für einen konkreten Ablauf eher eine RPA-Lösung oder eine direkte Schnittstellen-Automatisierung eignet, hängt stark von den vorhandenen Systemen ab. Bei Prozessautomatisierung von LNIT schauen wir uns Ihre bestehenden Abläufe an und wählen den Ansatz, der langfristig am wenigsten Pflegeaufwand verursacht — statt reflexhaft auf eine einzelne Technik zu setzen.