SharePoint und Teams richtig einrichten: So klappt die Zusammenarbeit

Viel Potenzial, häufig verschenkt

SharePoint und Microsoft Teams gehören zu den meistgenutzten Werkzeugen in Microsoft 365 – und gleichzeitig zu den am häufigsten schlecht eingerichteten. Viele Unternehmen schalten Teams frei, die Mitarbeitenden legen wild Teams und Kanäle an, und nach sechs Monaten existieren dreißig Teams mit überlappenden Inhalten, niemand weiß mehr wo welche Datei liegt, und das Chaos übersteigt das der alten Dateiablage.

Das ist kein Nutzerproblem. Es ist ein Setup-Problem. Wer SharePoint und Teams von Anfang an strukturiert aufsetzt, bekommt eine Zusammenarbeitsplattform, die tatsächlich funktioniert.

Die häufigsten Fehler beim Setup

Keine Governance. Wenn jeder Mitarbeitende selbst Teams erstellen kann, entsteht schnell ein unübersichtliches Chaos. Eine einfache Richtlinie – wer darf was erstellen, welche Namenskonventionen gelten, wie werden Teams aufgeräumt – verhindert das.

SharePoint und Teams getrennt denken. Viele Nutzer wissen nicht, dass hinter jedem Team automatisch eine SharePoint-Site steht. Dokumente, die in Teams hochgeladen werden, landen auf SharePoint. Wer das nicht versteht, richtet doppelte Ablagestrukturen ein und wundert sich über Verwirrung.

Zu viele Kanäle von Anfang an. Weniger ist mehr. Starten Sie mit wenigen, klar definierten Kanälen und ergänzen Sie bei Bedarf. Ein leerer Kanal wirkt wie ein Misserfolg und wird nicht genutzt.

Kein Berechtigungskonzept. Wer darf welche Dateien sehen? Wer darf Mitglieder hinzufügen? Ohne klare Antworten entstehen entweder zu offene oder zu restriktive Strukturen – beides bremst die Zusammenarbeit.

Wie eine gute Einrichtung aussieht

Eine funktionierende Microsoft-365-Umgebung beginnt mit einem klaren Konzept. Welche Abteilungen oder Projekte brauchen eigene Teams? Welche Dokumente werden geteilt, welche sind vertraulich? Wie soll die Suchfunktion genutzt werden? Aus den Antworten ergibt sich eine Struktur, die man dann gezielt umsetzt.

Für die technische Einrichtung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen: Erst die Grundstruktur auf SharePoint legen, dann Teams darauf aufbauen, dann die Mitarbeitenden schulen. Nicht umgekehrt. Unser Team unterstützt Sie dabei – von der Konzeption bis zur Schulung. Mehr dazu finden Sie unter Cloud & Microsoft 365.

Was Sie mit einer guten Einrichtung gewinnen

Wenn SharePoint und Teams richtig konfiguriert sind, finden Mitarbeitende Dokumente in Sekunden statt Minuten. Projektteams können unabhängig von Standort und Gerät zusammenarbeiten. Neue Kolleginnen und Kollegen werden einfach als Mitglieder hinzugefügt und haben sofort Zugriff auf alles was sie brauchen. Und Compliance-Themen wie Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte lassen sich zentral steuern.

Microsoft 365 ist schon in Ihrer Lizenz enthalten. Die Frage ist nur, ob Sie das Potenzial auch nutzen. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre aktuelle Umgebung aufgestellt ist und wo Verbesserungspotenzial liegt, sprechen Sie uns an.