Microsoft 365 Copilot: KI-Assistent für den Arbeitsalltag

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der direkt in die vertrauten Office-Anwendungen integriert ist. Er basiert auf GPT-4 und verarbeitet ausschließlich die Daten innerhalb Ihres Microsoft 365 Tenants. Sie müssen keine neue Software lernen, Copilot erscheint als Seitenleiste oder Eingabefeld in den Anwendungen, die Ihre Mitarbeitenden bereits täglich nutzen.

Was Copilot in den einzelnen Anwendungen kann

Word

Copilot kann Texte entwerfen, zusammenfassen und umschreiben. Beispiel: Sie öffnen ein leeres Dokument und sagen “Erstelle ein Angebot für IT-Managed-Services für ein Pflegeunternehmen mit 40 Mitarbeitenden”. Copilot erstellt einen Entwurf, den Sie dann anpassen. Oder Sie haben ein 20-seitiges Protokoll und bitten Copilot, eine einseitige Zusammenfassung zu erstellen.

Excel

In Excel analysiert Copilot Daten, erstellt Formeln und generiert Diagramme. Statt selbst eine SVERWEIS-Formel zu bauen, beschreiben Sie was Sie brauchen: “Zeige mir den monatlichen Umsatz nach Kundenkategorie als Balkendiagramm”. Copilot erstellt Formel und Diagramm.

Outlook

E-Mails zusammenfassen, Antworten entwerfen, den Ton anpassen. Wenn Sie morgens 50 E-Mails im Posteingang haben, fasst Copilot die wichtigsten zusammen und schlägt Antworten vor. Besonders nützlich: “Fasse alle E-Mails zum Projekt X der letzten Woche zusammen.”

Teams

Copilot kann Meetings zusammenfassen, Aufgaben aus Gesprächen extrahieren und Besprechungsprotokolle erstellen. Wenn Sie zu spät in ein Meeting kommen, fragt Copilot: “Was habe ich verpasst?” und gibt eine Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs.

PowerPoint

Präsentationen aus Dokumenten oder Briefings erstellen. Copilot nimmt ein Word-Dokument und erstellt daraus eine strukturierte Präsentation mit passenden Layouts. Das spart Stunden bei der Folienerstellung.

Was Copilot nicht kann

Copilot ist kein Alleskönner. Die Ergebnisse sind Entwürfe, die überprüft und angepasst werden müssen. Copilot kann falsche Informationen generieren (Halluzinationen), versteht keinen Kontext, der nicht in Ihren Microsoft 365 Daten vorhanden ist, und ersetzt nicht das Fachwissen Ihrer Mitarbeitenden.

Außerdem: Die Qualität der Copilot-Ergebnisse hängt direkt von der Qualität Ihrer Daten ab. Wenn Ihre SharePoint-Struktur chaotisch ist, Dateien keine sprechenden Namen haben und Dokumente veraltet sind, produziert Copilot keine guten Ergebnisse.

Voraussetzungen für den Einsatz

Technisch

Copilot erfordert eine Microsoft 365 Business Premium, E3 oder E5 Lizenz als Basis. Die Copilot-Lizenz kommt mit 30 Dollar pro Nutzer und Monat obendrauf. Es gibt keine Möglichkeit, Copilot ohne die Business Premium oder Enterprise Lizenz zu nutzen.

Organisatorisch

Bevor Sie Copilot einführen, sollten Sie Ihre Microsoft 365 Umgebung aufräumen. Dazu gehört eine strukturierte SharePoint-Ablage mit klarer Ordnung, saubere Berechtigungen (Copilot sieht alles, worauf der jeweilige Nutzer Zugriff hat), aktuelle und gepflegte Dokumente und Labels und Metadaten für wichtige Dateien.

Unsere Cloud & Microsoft 365 Leistungen umfassen genau diese Vorbereitung. Wir strukturieren Ihre Umgebung so, dass Copilot optimal arbeiten kann.

Lohnt sich Copilot für KMU?

Das hängt von Ihrem Arbeitsalltag ab. Für Unternehmen, deren Mitarbeitende täglich viel mit E-Mails, Dokumenten und Tabellen arbeiten, kann Copilot eine erhebliche Zeitersparnis bringen. Für Betriebe, die Microsoft 365 hauptsächlich für E-Mail nutzen, lohnt sich die Zusatzinvestition möglicherweise nicht.

Unser Rat: Starten Sie mit einer kleinen Pilotgruppe von 3 bis 5 Nutzern, die besonders viel mit Office-Dokumenten arbeiten. Messen Sie die Zeitersparnis über 2 bis 3 Monate und entscheiden Sie dann, ob ein Rollout sinnvoll ist.

Der EU KI-Kompetenznachweis

Wenn Ihr Unternehmen Copilot einsetzt, fällt es unter die EU-KI-Verordnung. Seit Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme nutzen, einen Kompetenznachweis erbringen. Das bedeutet: Ihre Mitarbeitenden müssen geschult sein im Umgang mit KI-generierten Inhalten, und diese Schulung muss dokumentiert sein.

LNIT unterstützt Sie sowohl bei der technischen Einführung von Copilot als auch bei der Erfüllung der KI-Kompetenzanforderungen. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie Copilot in Ihrem Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden kann.