GoBD — einfach erklärt

Was regelt die GoBD?

Die GoBD, ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”, sind eine Verwaltungsanweisung der deutschen Finanzverwaltung. Sie legen fest, wie Unternehmen steuerrelevante Unterlagen digital erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen, damit diese im Fall einer Betriebsprüfung als ordnungsgemäß anerkannt werden.

Betroffen sind alle Unternehmen, die Bücher führen oder Aufzeichnungen erstellen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen Rechnungen, Kontoauszüge, Lohnunterlagen, Verträge mit steuerlicher Relevanz und vergleichbare Dokumente. Damit sind praktisch alle Betriebe erfasst, unabhängig von der Größe.

Die Kernanforderungen im Überblick

Vereinfacht gesagt verlangt die GoBD vier Dinge:

• Unveränderbarkeit / Revisionssicherheit: Ein einmal erfasstes Dokument darf im Nachhinein nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen, wenn sie zulässig sind, nachvollziehbar protokolliert werden.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Verarbeitungsschritt — vom Eingang eines Belegs bis zur Ablage — muss lückenlos dokumentiert sein, sodass ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, den Weg des Dokuments in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
• Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Fristen, üblicherweise sechs oder zehn Jahre. Buchungsbelege und Rechnungen fallen in der Regel unter die zehnjährige Frist.
• Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen schriftlich festhalten, wie ihre digitale Belegablage organisiert ist — welche Software genutzt wird, wer welche Zugriffsrechte hat und wie der Prozess vom Posteingang bis zur Archivierung abläuft.

Warum ein Dokumentenmanagement hilft

Ein Dokumentenmanagementsystem setzt diese Anforderungen technisch um, statt dass sich jemand im Unternehmen händisch darum kümmern muss. Belege werden automatisch unveränderbar abgelegt, jede Aktion wird protokolliert, und Aufbewahrungsfristen laufen automatisch mit. Eine lose Ablage aus Papier, E-Mail-Postfach und Dateiserver kann diese Vorgaben in der Praxis kaum zuverlässig erfüllen.

Wie sich GoBD-konforme Archivierung im Alltag eines KMU konkret umsetzen lässt, erklären wir ausführlich im Beitrag Papierlos arbeiten: Dokumentenmanagement für KMU. Wie LNIT ein passendes System für Ihren Betrieb konzipiert und einrichtet, zeigt die Leistungsseite Dokumentenmanagement.