E-Rechnung — einfach erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD — eine reine PDF- oder Papierrechnung erfüllt diese Anforderung nicht.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat — in Deutschland vor allem XRechnung oder ZUGFeRD. Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen PDF-Rechnung: Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten so aufbereitet, dass Buchhaltungssoftware sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann — ohne dass jemand Beträge, Steuersätze oder Rechnungsnummern manuell abtippt.
Eine eingescannte oder als PDF verschickte Rechnung ist zwar elektronisch, gilt im rechtlichen Sinn aber nicht als E-Rechnung, solange die strukturierten Daten fehlen.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
- Erstellung im strukturierten Format — Die Rechnungssoftware erzeugt die Rechnung als XML-Datensatz (XRechnung) oder als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD).
- Automatischer Versand — Die Datei wird per E-Mail, über ein Portal oder eine direkte Schnittstelle an den Empfänger übertragen.
- Automatisches Einlesen — Auf Empfängerseite liest die Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten aus und übernimmt sie direkt in die Buchführung.
- Archivierung — Die E-Rechnung wird revisionssicher und GoBD-konform in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt, damit sie im Original und unveränderbar aufbewahrt bleibt.
Für Unternehmen in Deutschland gilt im B2B-Geschäft seit 2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Für den eigenen Versand bestehen Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich greifen — hier lohnt sich ein Blick in die aktuelle Rechtslage mit dem Steuerberater.
Typische Einsatzszenarien
Ein Handwerksbetrieb erhält von einem Lieferanten künftig statt einer PDF-Rechnung eine XRechnung. Ohne passende Software müsste jemand die Daten weiter von Hand übertragen — mit einem DMS, das E-Rechnungen automatisch erkennt und einliest, landet die Rechnung stattdessen direkt strukturiert in der Ablage und im Freigabeprozess.
Wie Unternehmen E-Rechnungen praktisch empfangen, prüfen und archivieren, ordnen wir im Beitrag E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen ausführlicher ein. Wie E-Rechnungen technisch in ein Dokumentenmanagementsystem eingebunden werden, ist Teil unserer Leistung Dokumentenmanagement.
Häufige Fragen zu E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung ist zwar elektronisch, aber nicht maschinenlesbar strukturiert. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn liegt in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD vor, das Buchhaltungssysteme automatisch auslesen können.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Datenformat ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten, die Software automatisch verarbeiten kann.
Müssen alle Unternehmen E-Rechnungen nutzen?
Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland gilt seit 2025 eine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, mit Übergangsfristen für den eigenen Versand. Details und Fristen sollten im Zweifel mit dem Steuerberater oder DMS-Partner abgeklärt werden.
Fragen zu E-Rechnung im eigenen Betrieb?
Wir beraten Sie verständlich und auf Augenhöhe — direkt mit dem Inhaber, aus Diekholzen bei Hildesheim.