KI-Kompetenz-Pflicht nach Art. 4 EU-KI-Verordnung: Das gilt für KMU

Nutzt jemand in Ihrem Unternehmen ChatGPT, Microsoft Copilot oder eine Software mit KI-Funktionen? Dann betrifft Sie eine gesetzliche Pflicht, von der viele Geschäftsführer noch gar nichts wissen: die sogenannte KI-Kompetenz nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung. Sie gilt bereits seit dem 2. Februar 2025 — und sie verpflichtet Unternehmen dazu, dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI ausreichend geschult sind.

Bevor jetzt Panik aufkommt: Das klingt komplizierter, als es ist. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen ohne Fachjargon, was die Pflicht konkret bedeutet, wen sie betrifft, ob Sie ein Zertifikat brauchen und wie Sie das Thema mit überschaubarem Aufwand sauber erledigen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen in der Region Hildesheim, die keine eigene Rechts- oder IT-Abteilung haben, ist das eine wichtige Information.

Was steckt hinter der KI-Kompetenz-Pflicht?

Die EU-KI-Verordnung (oft auch „AI Act” genannt) ist das erste umfassende Regelwerk weltweit, das den Einsatz von Künstlicher Intelligenz regelt. Ein zentraler Baustein ist Artikel 4 mit dem Stichwort „KI-Kompetenz” (im englischen Original „AI Literacy”).

Vereinfacht gesagt verlangt dieser Artikel: Wer KI in seinem Unternehmen einsetzt, muss sicherstellen, dass die Menschen, die damit arbeiten, auch verstehen, womit sie es zu tun haben. Sie sollen einschätzen können, was KI kann, wo ihre Grenzen liegen und welche Risiken im Umgang mit ihr bestehen.

Diese Pflicht gilt nicht erst irgendwann in der Zukunft. Sie ist seit dem 2. Februar 2025 in Kraft. Wer also heute KI im Betrieb nutzt, fällt bereits unter diese Regelung.

Wen betrifft die Pflicht konkret?

Die Verordnung unterscheidet zwischen zwei Rollen: Anbietern und Betreibern von KI-Systemen. Beide müssen für ausreichende KI-Kompetenz sorgen.

• Anbieter sind Unternehmen, die ein KI-System entwickeln und auf den Markt bringen. Das betrifft die wenigsten klassischen KMU.
• Betreiber sind Unternehmen, die ein KI-System im Rahmen ihrer Tätigkeit einsetzen. Und genau hier landen die allermeisten Betriebe.

Denn „KI einsetzen” ist heute viel alltäglicher, als die meisten denken. Wenn Ihre Mitarbeitenden ChatGPT für Textentwürfe nutzen, mit Microsoft Copilot in Word und Excel arbeiten, KI-gestützte Übersetzungstools verwenden oder eine Branchensoftware mit eingebauten KI-Funktionen einsetzen, dann sind Sie aus Sicht des Gesetzes Betreiber eines KI-Systems.

Die Pflicht gilt dabei nicht nur für fest angestellte Mitarbeitende, sondern auch für Personen, die in Ihrem Namen KI nutzen — etwa Auftragnehmer oder freie Mitarbeiter.

Brauche ich jetzt ein Zertifikat?

Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird — und die Antwort entlastet die meisten Geschäftsführer spürbar: Nein, ein Zertifikat ist gesetzlich nicht erforderlich.

In den offiziellen Erläuterungen der EU-Kommission heißt es wörtlich: „Ein Zertifikat ist nicht erforderlich.” Es gibt auch keine Pflicht, den Kenntnisstand der Mitarbeitenden formal zu messen oder eine Prüfung abzunehmen.

Es gibt damit ausdrücklich keine staatliche „Zertifikatspflicht” und auch kein vorgeschriebenes Siegel, das Sie vorlegen müssten. Lassen Sie sich an dieser Stelle nicht von Anbietern verunsichern, die mit angeblich verpflichtenden Zertifikaten und drohenden Bußgeldern werben. Das entspricht nicht der Rechtslage.

Was die Verordnung verlangt, ist das Ergebnis: ausreichende KI-Kompetenz im Unternehmen. Wie Sie dieses Ergebnis erreichen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können die Kompetenz intern aufbauen oder eine externe Schulung in Anspruch nehmen. Eine externe Schulungspflicht gibt es nicht.

Warum eine dokumentierte Schulung trotzdem sinnvoll ist

Wenn kein Zertifikat nötig ist — warum sollten Sie dann überhaupt etwas tun? Aus einem einfachen Grund: Sie tragen die Verantwortung dafür, dass die KI-Kompetenz vorhanden ist. Und im Zweifel sollten Sie das auch belegen können.

Die EU empfiehlt deshalb, durchgeführte Schulungen intern zu dokumentieren. Eine solche Dokumentation ist kein bürokratischer Selbstzweck. Sie ist Ihr Nachweis, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind — falls es später einmal zu Rückfragen, einem Schadensfall oder einer Prüfung kommt. Mit einer dokumentierten Schulung minimieren Sie Ihre Haftungsrisiken und stehen auf der sicheren Seite.

Ein dokumentierter Teilnahmenachweis ist dabei genau das: eine Bescheinigung, dass die Schulung stattgefunden hat und wer teilgenommen hat. Es ist kein staatlich regulierter Titel, sondern ein einfacher, praktischer Beleg Ihrer Sorgfalt.

Was eine gute KI-Kompetenz-Schulung enthalten sollte

Die EU gibt einen sinnvollen Mindestrahmen vor, an dem sich eine Schulung orientieren kann. Wichtig ist, dass die Inhalte zur jeweiligen Tätigkeit und zum Vorwissen der Teilnehmenden passen — eine Sachbearbeiterin braucht anderes Wissen als die Geschäftsführung.

Diese Themen gehören in der Praxis dazu:

Themenfeld	Worum es geht
Grundverständnis KI	Was ist Künstliche Intelligenz, wie funktioniert sie grob, und welche KI-Systeme nutzen wir eigentlich im Unternehmen?
Rolle des Unternehmens	Sind wir Anbieter oder Betreiber? Welche Pflichten ergeben sich daraus?
Risiken der Systeme	Typische Stolperfallen wie „Halluzinationen”, also überzeugend klingende, aber falsche Antworten der KI.
Rechtliche und ethische Aspekte	Datenschutz, Vertraulichkeit, Umgang mit Ergebnissen, Verantwortung für Entscheidungen.
Rollenbezogene Inhalte	Abgestimmt auf Tätigkeit und Vorwissen — vom Einsteiger bis zur Fachkraft.

Der größte Mehrwert entsteht, wenn die Schulung nicht abstrakt bleibt, sondern konkret an den Werkzeugen ansetzt, die Ihr Team wirklich nutzt. Wer versteht, warum man keine sensiblen Kundendaten in ein öffentliches KI-Tool eingibt und warum man KI-Antworten immer gegenprüfen sollte, schützt das Unternehmen im Alltag deutlich besser.

Ab wann wird die Pflicht durchgesetzt?

Die Pflicht selbst gilt wie beschrieben seit dem 2. Februar 2025. Die aktive Marktüberwachung und Durchsetzung beginnt allerdings erst später: ab dem 2. August 2026.

In Deutschland wird die Aufsicht voraussichtlich bei der Bundesnetzagentur liegen. Das zuständige nationale Durchführungsgesetz war zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht final verabschiedet. Für KMU gibt es bei der Bundesnetzagentur bereits einen KI-Service-Desk als Anlaufstelle für Fragen.

Für Sie bedeutet das: Die Zeit bis August 2026 ist ein gutes Zeitfenster, um das Thema in Ruhe und ohne Druck sauber zu erledigen — statt es liegenzulassen, bis es eilig wird.

So unterstützt LNIT Sie dabei

Genau hier setzen wir an. Mit unserer KI-Kompetenz-Schulung nach Art. 4 EU-KI-VO nehmen wir Ihnen das Thema ab — praxisnah, verständlich und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Wir vermitteln Ihrem Team die Grundlagen und die Funktionsweise von KI, sprechen über Chancen und Risiken und zeigen den sicheren, datenschutzkonformen Einsatz im Arbeitsalltag. Die Inhalte stimmen wir rollenbasiert auf die jeweiligen Tätigkeiten ab. Am Ende erhalten Sie einen dokumentierten Teilnahmenachweis — und auf Wunsch eine interne KI-Leitlinie, an der sich Ihr Team orientieren kann.

Die Schulung führen wir remote oder bei Ihnen vor Ort durch, für Teams jeder Größe. So belegen Sie Ihre Sorgfaltspflicht, minimieren Haftungsrisiken und schaffen gleichzeitig echten Mehrwert: Mitarbeitende, die KI sicher und produktiv nutzen.

Häufige Fragen zur KI-Kompetenz-Pflicht

Ab wann gilt die KI-Kompetenz-Pflicht?

Die Pflicht aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Die aktive Durchsetzung und Marktaufsicht beginnt ab dem 2. August 2026. Die Anforderung selbst besteht also bereits — die Zeit bis August 2026 lässt sich gut nutzen, um sie in Ruhe zu erfüllen.

Wer muss die KI-Kompetenz sicherstellen?

Sowohl Anbieter als auch Betreiber von KI-Systemen. Anbieter entwickeln KI-Systeme, Betreiber setzen sie ein. Die meisten Unternehmen sind Betreiber — denn schon der Einsatz von Werkzeugen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot zählt dazu. Die Pflicht gilt für eigene Mitarbeitende und für Personen, die in Ihrem Namen KI nutzen.

Brauche ich ein Zertifikat für meine Mitarbeitenden?

Nein. Ein Zertifikat ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, und es gibt keine Pflicht, den Kenntnisstand formal zu messen. Empfohlen wird allerdings, durchgeführte Schulungen intern zu dokumentieren. So können Sie im Zweifel belegen, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind. Ein Teilnahmenachweis dient genau diesem Zweck.

Muss ich eine externe Schulung buchen?

Nein, eine externe Schulungspflicht gibt es nicht. Sie können die KI-Kompetenz auch intern sicherstellen. Eine externe Schulung hat aber den Vorteil, dass die Inhalte strukturiert vermittelt und sauber dokumentiert werden — das spart Ihnen Zeit und schafft einen belastbaren Nachweis.

Drohen Bußgelder, wenn ich nichts tue?

Die EU-KI-Verordnung sieht generell ein Sanktionssystem vor. Für die KI-Kompetenz nach Artikel 4 sollten Sie sich davon aber nicht unter Druck setzen lassen: Es geht darum, die Kompetenz tatsächlich sicherzustellen und das nachvollziehbar zu belegen. Wer das Thema ernst nimmt und seine Schulungen dokumentiert, ist auf der sicheren Seite. Bei Unsicherheiten unterstützen wir Sie gerne.

Erledigen Sie die KI-Kompetenz-Pflicht mit einem klaren Plan

Die KI-Kompetenz-Pflicht ist kein Grund zur Sorge, aber ein Grund zum Handeln. Sie gilt bereits, sie betrifft fast jedes Unternehmen, das KI nutzt — und sie lässt sich mit überschaubarem Aufwand sauber erfüllen. Wichtig ist nur, dass Sie es nicht aufschieben, bis die Durchsetzung im August 2026 näher rückt.

Wir unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen in der Region Hildesheim und darüber hinaus dabei, das Thema pragmatisch und rechtssicher anzugehen — von der Einordnung Ihrer konkreten Situation über die passende Schulung bis zum dokumentierten Teilnahmenachweis.

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch unter anfrage@lnit.de oder über unser Kontaktformular. Wir prüfen gemeinsam, wo Ihr Unternehmen bei der KI-Kompetenz steht und welche Schritte sich für Sie am schnellsten lohnen.

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Lars Neumann ist Inhaber von LNIT — Lars Neumann IT, einem IT-Systemhaus und Managed Services Provider mit Sitz in Diekholzen bei Hildesheim. LNIT betreut kleine und mittelständische Unternehmen in den Bereichen IT-Infrastruktur, Cyber-Sicherheit, KI-Beratung, Telefonie und Dokumentenmanagement. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.