Prozesse digitalisieren: die Grundlage, auf der KI arbeiten kann
Bei Ihnen liegt vieles auf Papier, in Excel-Listen und in Postfächern, und Sie fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Wir gehen das mit Ihnen in Etappen an: zuerst dort, wo Ihr Team am längsten sucht. Am Ende stehen Informationen einmal digital erfasst, geordnet und für die Richtigen auffindbar.
Wenn Informationen den Umweg über Papier nehmen
Ein Auftrag kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, handschriftlich ergänzt und am Abend ins Programm getippt. Die aktuelle Liste liegt auf dem Rechner einer Kollegin. Wer im Urlaub ist, nimmt sein Ablagesystem im Kopf mit. Und wenn ein Kunde anruft, beginnt die Suche.
Niemand macht hier etwas falsch. Der Ablauf ist über Jahre so gewachsen, und er hat ja auch lange funktioniert. Er kostet nur jeden Tag ein bisschen Zeit, und er macht Ihren Betrieb abhängig von einzelnen Personen.
KI kann nur finden, was digital und geordnet vorliegt. Digitalisierung ist deshalb kein Vorprojekt, sondern der erste Teil jeder KI-Einführung.
Digitalisieren, nicht nur einscannen
Digitalisieren heißt: Eine Information wird einmal digital erfasst und steht danach allen Berechtigten an einer Stelle zur Verfügung. Ein eingescanntes Blatt in einem Ordner namens „Scans_neu“ ist noch keine Digitalisierung.
Und der Unterschied zur Automatisierung? Beim Digitalisieren geht es noch nicht darum, Arbeitsschritte von einer Maschine erledigen zu lassen. Es geht darum, dass Informationen überhaupt digital, vollständig und auffindbar vorliegen. Erst darauf kann eine Automatisierung sinnvoll aufbauen.
Was wir mit Ihnen digitalisieren
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Medienbrüche beseitigen
Ein Medienbruch ist jede Stelle, an der eine Information von einem Medium ins nächste übertragen wird: vom Papier ins Programm, von der E-Mail in die Tabelle. Genau dort entstehen Abtippfehler und Wartezeiten. Wir sorgen dafür, dass Daten einmal erfasst werden und dann dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
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Dokumentenmanagement (DMS)
Ein DMS ist ein digitales Archiv mit Suchfunktion, Versionen und Zugriffsrechten. Statt in Ordnern zu blättern, sucht Ihr Team nach Kunde, Datum oder Stichwort. Wir führen das passende System ein und übertragen Ihre Ablagestruktur sinnvoll, zum Beispiel mit DocBox oder ecoDMS. Bei beiden Herstellern ist LNIT Partner, die Empfehlung richtet sich trotzdem nach Ihrem Bedarf.
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Digitale Formulare
Wiederkehrende Papierformulare werden zu digitalen Formularen. Die Inhalte landen direkt in der richtigen Ablage oder im richtigen Programm, statt erst ausgedruckt und wieder abgetippt zu werden.
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Ablage und Rechte ordnen
Wer darf was sehen? Klare Ordner- und Berechtigungsstrukturen sparen Suchzeit. Sie sind außerdem die Voraussetzung dafür, dass eine KI später nur das nutzt, was sie nutzen darf. In LNIT Vision etwa richten sich die Zugriffsrechte nach Ihren Benutzergruppen.
Digitalisierung mit IT-Verstand
Eine digitale Ablage ist nur so gut wie die IT, auf der sie läuft. Als IT-Systemhaus denken wir die Dinge mit, die bei reinen Softwareeinführungen gern untergehen: Datensicherung, Benutzerrechte, Zugriff von unterwegs und was passiert, wenn ein Server ausfällt.
Und wir bleiben danach ansprechbar. Bei LNIT arbeiten Sie direkt mit dem Inhaber + Partnernetzwerk.
So gehen wir vor
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Bestandsaufnahme
Wo entstehen Informationen, wo werden sie abgetippt, wo gesucht? Wir schauen uns das gemeinsam mit Ihrem Team an.
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Zielbild: eine Ablage, klare Rechte, möglichst wenige Eingabestellen. Wir halten fest, was sich ändert und was bleibt.
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Umsetzung in Etappen: zuerst der Bereich mit dem größten Suchaufwand, damit Ihr Team den Nutzen schnell spürt.
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Übergabe und Schulung
Ihr Team lernt die neue Ablage kennen, mit kurzen Anleitungen für den Alltag.
Nach jeder Etappe entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.
Was die Digitalisierung kostet
| Baustein | Abrechnung |
|---|---|
| Bestandsaufnahme | Teil der KI-Potenzialanalyse, Festpreis |
| Einführung DMS oder digitaler Formulare | nach Aufwand, Angebot vorab |
| Lizenzkosten der Software | werden getrennt ausgewiesen |
| Betreuung | über ein Begleitpaket oder Ihre bestehende IT-Betreuung |
Was Sie wissen sollten
- Aufbewahrungsfristen und steuerliche Anforderungen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wir setzen die technische Umsetzung danach um. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
- Nicht jeder Altbestand lohnt die Digitalisierung. Oft ist ein klarer Schnitt sinnvoller. Wir sagen Ihnen, wo.
- Eine neue Ablage funktioniert nur, wenn alle sie nutzen. Deshalb beziehen wir Ihr Team von Anfang an ein.
Häufige Fragen zur Digitalisierung
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Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein digitales Archiv mit Suche, Versionen und Zugriffsrechten. Ob Sie eines brauchen, hängt von Menge und Art Ihrer Dokumente ab. Das klären wir in der Bestandsaufnahme.
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Nein. Oft reicht es, ab einem Stichtag digital zu arbeiten und Altbestände nur bei Bedarf zu übernehmen.
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KI kann nur mit Informationen arbeiten, die digital und geordnet vorliegen. Eine saubere Ablage mit klaren Rechten ist deshalb die Voraussetzung für jede KI-Lösung, auch für LNIT Vision.
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In vielen Fällen ja. Wir prüfen zuerst, was Ihre vorhandenen Programme können und wie sie verbunden werden können, bevor neue dazukommen.
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Für die Bestandsaufnahme brauchen wir die Menschen, die die Abläufe kennen, für gemeinsame Gespräche. Den Umfang nennen wir Ihnen nach dem Erstgespräch, damit Sie ihn einplanen können.
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Das hängt vom gewählten System ab. Lizenzkosten und Betreuung weisen wir getrennt von den einmaligen Einführungskosten aus, bevor Sie sich entscheiden.
Wo sucht Ihr Team am längsten?
Nennen Sie uns den Bereich, in dem bei Ihnen am meisten gesucht, ausgedruckt oder abgetippt wird. Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wo ein digitaler Ablauf am meisten bringt und womit Sie anfangen können.
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- Ehrliche Einschätzung