E-Rechnung empfangen und archivieren: So geht es im kleinen Betrieb

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für Leistungen anderer inländischer Unternehmen annehmen können. Um eine E-Rechnung zu empfangen und zu archivieren, braucht ein kleiner Betrieb drei Dinge: einen festen Eingangsweg, eine Software, die das Rechnungsformat lesbar macht, und ein Archiv, das die Datei unverändert und auffindbar aufbewahrt. Mit wenigen, klar geregelten Schritten ist das gut zu schaffen.

Die eigentliche Hürde ist selten die Technik. Sie liegt in einer Frage, die im Alltag kaum jemand stellt: Wer kümmert sich darum, wenn eine Rechnung als Datei ankommt, die sich nicht öffnen lässt?

Was hat sich beim Rechnungsempfang geändert?

Bis 2024 war eine PDF-Rechnung per E-Mail für die meisten Betriebe der digitale Normalfall. Eine E-Rechnung ist etwas anderes: Sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten). Was der Unterschied genau bedeutet, erklärt unser Lexikon-Eintrag zur E-Rechnung.

Für den Alltag zählen drei Punkte:

• Empfangen müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von inländischen Lieferanten annehmen können. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht. Gemeint ist die technische Empfangsbereitschaft.
• Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Rechnungssteller dürfen noch bis Ende 2026 Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF nutzen; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das bis längstens Ende 2027. Für Rechnungen im elektronischen Datenaustausch (EDI), die das neue Format noch nicht erfüllen, gibt es mit Zustimmung des Empfängers eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Deshalb kommen in vielen Betrieben derzeit Papier, PDF und E-Rechnung nebeneinander an.
• Nicht jede Rechnung ist betroffen. Beim Ausstellen gelten Ausnahmen, etwa für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, viele steuerfreie Leistungen und Rechnungen von Kleinunternehmern. Diese Ausnahmen betreffen die Pflicht zum Ausstellen. Ihre Empfangsbereitschaft brauchen Sie trotzdem, weil andere Lieferanten E-Rechnungen schicken.

Einen allgemeinen Überblick zu Formaten und Pflichtangaben finden Sie in unserem Beitrag Die E-Rechnung: Was Sie als Unternehmen wissen müssen. Hier geht es um den Weg, den eine Rechnung in Ihrem Betrieb nimmt.

E-Rechnung empfangen: Welcher Eingangsweg reicht?

Rechtlich genügt es, wenn Sie E-Rechnungen über ein E-Mail-Postfach annehmen können. Ein eigenes Portal oder eine besondere Schnittstelle ist für kleine Betriebe nicht vorgeschrieben.

Entscheidend ist, dass es einen festen Weg gibt. Bewährt hat sich ein eigenes Postfach nur für Rechnungen, etwa rechnung@ihr-betrieb.de, auf das mindestens zwei Personen Zugriff haben. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit und bitten Sie darum, Rechnungen nur noch dorthin zu senden. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern, gehen im Urlaub nicht unter und lassen sich später automatisch abholen.

Ein praktischer Stolperstein: Eine XRechnung ist eine reine Datendatei. Wer sie per Doppelklick öffnet, sieht Programmcode statt einer Rechnung. Sie brauchen also eine Anzeige- und Prüfsoftware. Viele Buchhaltungsprogramme und Dokumentenmanagementsysteme bringen diese Funktion mit; oft muss sie nur eingerichtet werden.

Vom Posteingang ins Archiv: der Ablauf in fünf Schritten

Damit keine Rechnung liegen bleibt, hilft ein fester Ablauf. So kann er im kleinen Betrieb aussehen:

Schritt	Was passiert	Worauf es ankommt
1. Eingang	Die Rechnung kommt im Rechnungspostfach an.	Ein fester Eingangsweg und eine klare Vertretung bei Abwesenheit
2. Lesbar machen	Die Software zeigt die Rechnung lesbar an und liest die Daten aus.	XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt
3. Prüfen	Pflichtangaben und Inhalt werden kontrolliert: Stimmen Leistung, Menge und Betrag?	Die sachliche Prüfung bleibt Aufgabe eines Menschen
4. Freigeben	Die zuständige Person gibt die Zahlung frei.	Die Freigabe ist nachvollziehbar festgehalten
5. Archivieren und weitergeben	Die Originaldatei wird unveränderbar abgelegt, die Daten gehen an Buchhaltung oder Steuerbüro.	Ablage im Originalformat, auffindbar über die ganze Frist

Wichtig ist die Reihenfolge im Kopf: Archiviert wird die Datei so, wie sie eingegangen ist. Alles, was danach passiert, also Prüfvermerke, Freigaben oder Buchungsdaten, wird zusätzlich gespeichert, ohne das Original zu verändern.

E-Rechnung archivieren: Was die GoBD verlangen

Für die Aufbewahrung gelten die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Archivierung. Für E-Rechnungen heißt das im Kern:

• Original aufbewahren: Maßgeblich ist der strukturierte Datenteil der E-Rechnung. Er muss in seinem ursprünglichen Format erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine Bilddatei ersetzt ihn nicht.
• Unveränderbar ablegen: Die Datei darf nach der Ablage nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können. Ein gewöhnlicher Ordner auf dem Server erfüllt das meist nicht.
• Auffindbar und lesbar halten: Während der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen Sie die Rechnung finden, anzeigen und maschinell auswerten können, auch nach einem Wechsel der Software.
• Ablauf beschreiben: Wie Rechnungen eingehen, geprüft und abgelegt werden, gehört in eine kurze Verfahrensdokumentation.

Zur Frist: Rechnungen gelten als Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Frist kann sich verlängern, solange die Steuerfestsetzung noch offen ist; für andere Unterlagen gelten abweichende Fristen. Klären Sie die Fristen für Ihren Betrieb mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Löschregeln einrichten.

Wie Sie ein Dokumentenmanagement Schritt für Schritt einführen, lesen Sie in unserem Beitrag Dokumentenmanagement für KMU: Ein DMS richtig einführen.

In der Praxis: ein Beispiel aus einem kleinen Betrieb

Das folgende Beispiel ist bewusst allgemein gehalten. Es zeigt einen typischen Ablauf, keinen bestimmten Kunden.

Montagmorgen in einem kleinen Handwerksbetrieb. Die Bürokraft öffnet das Postfach. Der Großhändler hat eine Rechnung geschickt, im Anhang eine Datei mit der Endung .xml. Doppelklick. Auf dem Bildschirm erscheinen Zeilen voller spitzer Klammern.

Bisher lief es so: Rechnung ausdrucken, dem Chef auf den Tisch legen, abheften, am Monatsende einen Stapel ans Steuerbüro geben. Mit der XML-Datei geht das nicht mehr. Und eine Frage steht im Raum: Darf man die Datei nach dem Ausdrucken löschen?

Nein. Genau an dieser Stelle stellt der Betrieb um. Ein eigenes Rechnungspostfach wird eingerichtet, die Lieferanten bekommen die neue Adresse. Ein Dokumentenmanagementsystem holt neue Rechnungen dort automatisch ab, zeigt sie lesbar an und liest Lieferant, Datum und Betrag aus. Der Inhaber prüft und gibt am Tablet frei, auch von der Baustelle aus. Die Originaldatei liegt unveränderbar im Archiv, das Steuerbüro erhält die Daten auf dem vereinbarten Weg.

Ein paar Monate später fragt das Steuerbüro nach einer Rechnung aus dem Frühjahr. Die Bürokraft tippt den Namen des Großhändlers ins Suchfeld. Der Beleg ist da, samt Freigabevermerk. Niemand muss in den Keller.

Typische Fehler beim Umstieg

• Die E-Rechnung ausdrucken und nur das Papier aufbewahren.
• Rechnungen in persönlichen Postfächern sammeln, auf die im Krankheitsfall niemand zugreifen kann.
• Die Datei in ein anderes Format umwandeln und nur die Umwandlung behalten.
• Rechnungen in einem Serverordner ablegen, in dem jeder Dateien ändern oder löschen kann.
• Den Ablauf nirgends festhalten, sodass bei einer Prüfung niemand erklären kann, wie Rechnungen verarbeitet werden.

Wie LNIT Sie unterstützt

Viele Betriebe haben die Bausteine schon im Haus: ein E-Mail-System, eine Buchhaltungssoftware, einen Server oder Cloud-Speicher. Oft fehlen nur die Verbindung dazwischen und eine klare Zuständigkeit. Wir schauen uns Ihren heutigen Rechnungsweg an, schlagen einen passenden Ablauf vor und richten ihn gemeinsam mit Ihnen ein. Wenn Sie dafür ein Dokumentenmanagement einsetzen möchten, führen wir es ein und binden es an Postfach und Buchhaltung an. Steuerliche Fragen, etwa zu Fristen im Einzelfall, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater; wir kümmern uns um die technische Umsetzung.

Häufige Fragen zum Empfang und zur Archivierung von E-Rechnungen

Reicht ein normales E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Empfehlenswert ist ein eigenes Rechnungspostfach mit Vertretungsregel, damit keine Rechnung in einem persönlichen Postfach liegen bleibt.

Dürfen Lieferanten noch PDF- oder Papierrechnungen schicken?

Während der Übergangsfristen ist das noch zulässig: Papier bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz des Lieferanten bis 800.000 Euro bis Ende 2027; PDF in diesem Zeitraum nur mit Ihrer Zustimmung. Für Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bleibt es auch danach erlaubt. Für Sie als Empfänger heißt das: Elektronisch eingegangene Rechnungen bewahren Sie in dem Format auf, in dem sie angekommen sind. Papierrechnungen dürfen Sie nach einem dokumentierten Verfahren scannen und digital aufbewahren. Ihre Abläufe stellen Sie am besten schon jetzt auf E-Rechnungen ein.

Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen?

Nein. Maßgeblich ist der strukturierte Datenteil. Er muss im Originalformat unveränderbar und lesbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck kann zusätzlich nützlich sein, ersetzt die Datei aber nicht.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege und werden seit 2025 in der Regel acht Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Für einzelne Unterlagen und Branchen gelten abweichende Fristen. Die verbindliche Auskunft für Ihren Betrieb gibt Ihr Steuerberater.

Brauche ich für die E-Rechnung ein Dokumentenmanagementsystem?

Vorgeschrieben ist es nicht. Sie brauchen aber ein Archiv, das Dateien unveränderbar, vollständig und auffindbar aufbewahrt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist für viele kleine Betriebe ein praktischer Weg dorthin, weil es Empfang, Prüfung und Ablage verbindet.

Der nächste Schritt

Wenn Sie wissen möchten, wie der Rechnungsweg in Ihrem Betrieb aussehen könnte, sprechen wir in einem kurzen Erstgespräch über Ihre heutige Situation. Bei LNIT arbeiten Sie direkt mit dem Inhaber, unterstützt von unserem Partnernetzwerk. Rufen Sie uns an unter 05121 676 3000 oder schreiben Sie uns über die Kontaktseite.

Stand: November 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.