Microsoft 365 Copilot oder eigene KI: Was passt zu Ihrem Betrieb?
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams arbeitet und auf die Daten zugreift, die der jeweiligen Person in Microsoft 365 zugänglich sind. Eine „eigene KI“ ist dagegen ein KI-Arbeitsbereich, den Sie selbst betreiben oder betreiben lassen, mit selbst gewählten Modellen, Quellen und Regeln. Beide Wege können sinnvoll sein. Welcher passt, hängt von Ihren Daten, Ihrer IT und Ihren Aufgaben ab, nicht vom Hype.
Die Frage kommt oft so: „Wir haben doch Microsoft 365. Sollen wir einfach Copilot dazubuchen?“ Manchmal lautet die ehrliche Antwort ja. Manchmal: erst aufräumen. Und manchmal: Für Ihre Aufgaben passt etwas anderes besser.
Was Copilot gut kann
Copilot arbeitet dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet:
- Outlook: Verläufe zusammenfassen, Antwortentwürfe schreiben
- Word: Entwürfe erstellen, lange Dokumente zusammenfassen
- Excel: Daten auswerten, Formeln und Diagramme vorschlagen
- PowerPoint: aus Unterlagen eine erste Präsentation bauen
- Teams: Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben herausziehen
Der Vorteil: keine neue Oberfläche, keine zusätzliche Anmeldung, Einbindung in den bestehenden Microsoft-365-Vertrag. Nach Angaben von Microsoft werden Eingaben geschäftlicher Kunden nicht zum Training der allgemeinen Basismodelle verwendet.
Worauf Sie bei Copilot achten müssen
Copilot sieht, was die Person sehen darf. Das klingt harmlos, ist aber der wichtigste Punkt. Wenn in Ihrer SharePoint- oder Teams-Ablage über Jahre Ordner zu großzügig freigegeben wurden, findet Copilot auch die Gehaltsliste im falschen Ordner. Vor der Einführung gehört deshalb ein Blick auf die Berechtigungen dazu.
Die Qualität hängt an der Ablage. Veraltete Dokumente, unklare Dateinamen und doppelte Versionen führen zu schwachen Ergebnissen.
Lizenzkosten pro Person. Copilot wird je Nutzer lizenziert. Den aktuellen Preis und die Voraussetzungen nennt Microsoft; wir rechnen ihn mit Ihnen für Ihre Nutzerzahl durch.
Was eine eigene KI anders macht
Eine eigene KI, wie wir sie mit LNIT Vision einrichten, ist ein KI-Arbeitsbereich für Ihr Team:
- Sie läuft auf Hardware in Ihrem Betrieb. Als Modelle kommen lokale Modelle oder eine vereinbarte Cloud-Lösung in Frage. Bei rein lokaler Modellverarbeitung bleiben die übergebenen Inhalte vor Ort.
- Ihr Team befragt freigegebene Unterlagen und bekommt Antworten mit klickbaren Quellen. Zugriffsrechte steuern wir über die Gruppen in Ihrem Microsoft-Verzeichnis.
- Vision erstellt Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in Ihrem Unternehmensdesign.
- Vereinbarte Aufgaben laufen als geplante Aufgaben oder über Agenten, mit Freigabe durch einen Menschen vor jeder schreibenden Aktion.
- Auch Microsoft 365 lässt sich einbinden: Vision kann das persönliche Postfach lesen und Entwürfe anlegen, aber keine E-Mails versenden. Diese Anbindung arbeitet nur mit lokalen Modellen.
Der Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Microsoft 365 Copilot | Eigene KI (z. B. LNIT Vision) |
|---|---|---|
| Wo gearbeitet wird | in den Office-Programmen | im eigenen KI-Arbeitsbereich im Browser |
| Datenquellen | was die Person in Microsoft 365 sehen darf | was Sie gezielt bereitstellen und freigeben |
| Betrieb | Microsoft-Cloud nach Ihrem Vertrag | eigene Hardware; lokale oder vereinbarte Cloud-Modelle |
| Modellwahl | vorgegeben von Microsoft | wählbar, auch rein lokal |
| Kostenmodell | Lizenz pro Person und Monat | Einrichtung und Hardware einmalig, Betreuung laufend |
| Vorarbeit | Berechtigungen in Microsoft 365 aufräumen | Quellen, Rechte und Hardware einrichten |
| Stärke | Arbeit direkt im Dokument | Kontrolle über Quellen, Modelle und Datenwege |
Verbreitete Fehlannahmen
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„Copilot ist sicher, weil es von Microsoft kommt.“
Copilot hält die Berechtigungen ein, die in Ihrer Umgebung gesetzt sind. Sind die zu großzügig, ist es Copilot auch.
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„Eine eigene KI ist nur etwas für Konzerne.“
Ein eigener KI-Arbeitsbereich kann auch für kleinere Teams sinnvoll sein, besonders bei sensiblen Daten. Ob er sich rechnet, hängt von Nutzerzahl und Aufgaben ab.
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„Wir müssen uns für eines entscheiden.“
Nein. Manche Betriebe nutzen Copilot für die Arbeit im Dokument und eine eigene KI für sensible Unterlagen oder automatisierte Aufgaben.
Prüffragen für Ihre Entscheidung
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Arbeitet Ihr Team täglich intensiv in Word, Excel, Outlook und Teams?
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Wie sauber sind die Berechtigungen in Ihrer Microsoft-365-Ablage?
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Arbeiten Sie mit Daten, die Sie bewusst nicht in eine Cloud geben möchten?
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Wie viele Personen sollen KI nutzen, und wie oft?
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Brauchen Sie vor allem Hilfe im Dokument oder Antworten aus vielen Unterlagen mit Quellen?
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Sollen wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden?
Viele Ja-Antworten bei 1 sprechen für Copilot, bei 3, 5 und 6 eher für eine eigene KI. Bei 2 entscheidet sich, wie viel Vorarbeit nötig ist.
Grenzen dieser Entscheidungshilfe
Beide Wege ersetzen keine Prüfung durch einen Menschen: KI-Antworten können falsch sein. Für beide Wege gilt: Unternehmen, die KI einsetzen, müssen nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Teams unterstützen. Und bei beiden bewertet Ihr Datenschutzbeauftragter, ob der konkrete Einsatz zulässig ist. Funktionen und Lizenzbedingungen von Copilot ändern sich regelmäßig; maßgeblich ist der aktuelle Stand bei Microsoft.
Was Sie diese Woche selbst tun können
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Wählen Sie zwei Personen aus, die viel mit E-Mails und Dokumenten arbeiten, und fragen Sie, wofür sie KI am liebsten nutzen würden.
- Prüfen Sie stichprobenartig, wer auf Ihre wichtigsten SharePoint- oder Teams-Ordner Zugriff hat.
- Notieren Sie Daten, die Sie keinesfalls in einer Cloud verarbeiten möchten.
- Zählen Sie die Personen, die KI regelmäßig nutzen würden.
- Halten Sie fest, welche Aufgabe am meisten Zeit kostet. Das ist Ihr Testfall für beide Wege.
Was wir für Sie übernehmen
Wir beraten herstellerunabhängig und begründen unsere Empfehlung. Als Microsoft-Partner prüfen wir Ihre Microsoft-365-Umgebung, räumen Berechtigungen auf und führen Copilot mit einer Pilotgruppe ein, wenn das passt. Wenn eine eigene KI besser passt, richten wir LNIT Vision ein, mit Quellen, Rechten und Betrieb aus einer Hand. Und wenn sich gerade keines von beidem lohnt, sagen wir Ihnen das.
→ KI einführen und begleiten · LNIT Vision ansehen · Lokale KI im Unternehmen
Häufige Fragen
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Ja. Sinnvoll ist eine kleine Pilotgruppe mit Personen, die viel mit Office-Dokumenten arbeiten, und eine klare Frage, woran Sie Erfolg messen.
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Für die Arbeit in Office-Programmen ja, weil Copilot dort direkt auf Ihre Dokumente zugreifen kann. Für allgemeine Fragen ohne Bezug zu Ihren Daten sind beide ähnlich.
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LNIT Vision läuft heute auf Hardware in Ihrem Betrieb. Welche Ausstattung nötig ist, hängt von Nutzerzahl und Modellen ab.
Quellen
Abgerufen am 02.10.2026.
- Microsoft Learn, Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot (externer Link, öffnet in neuem Tab) learn.microsoft.com
- AI Act Service Desk der EU-Kommission, Art. 4 KI-VO (konsolidierte Fassung 27.07.2026) (externer Link, öffnet in neuem Tab) ai-act-service-desk.ec.europa.eu
- DSK, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 (06.05.2024) (externer Link, öffnet in neuem Tab) datenschutzkonferenz-online.de
Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Information zum Stand vom 02.10.2026. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Microsoft, Microsoft 365 und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation.
Welcher Weg passt zu Ihnen?
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