DocBox — einfach erklärt
DocBox ist ein deutsches Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Unternehmen Rechnungen, Verträge und andere Belege revisionssicher digital archivieren und wiederfinden.
Was ist DocBox?
DocBox ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus deutscher Entwicklung. Es dient dazu, geschäftsrelevante Dokumente wie Eingangsrechnungen, Verträge und sonstige Belege digital zu archivieren, statt sie in Ordnern oder auf verstreuten Laufwerken abzulegen. Einmal eingescannt oder digital eingegangen, liegt ein Dokument revisionssicher und über eine Volltextsuche jederzeit auffindbar im System.
Der Name DocBox steht sowohl für die Software selbst als auch für den Hersteller DocBox.eu, der die Lösung als Cloud- und On-Premise-Variante für kleine und mittelständische Unternehmen anbietet.
Wie funktioniert DocBox?
- Dokumente erfassen — Belege gelangen per Scan, E-Mail-Import oder digitalem Eingangsfach ins System, elektronische Rechnungen etwa im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden automatisch erkannt und zugeordnet.
- Revisionssicher archivieren — Einmal abgelegte Dokumente lassen sich nicht mehr unbemerkt verändern oder löschen, was die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen erfüllt.
- Wiederfinden und weiterverarbeiten — Über Volltextsuche, Verschlagwortung und Ordnerstrukturen lassen sich Belege in Sekunden wiederfinden, statt Aktenordner zu durchsuchen.
- Prozesse abbilden — Freigabe-Workflows, Rechteverwaltung und die Anbindung an Buchhaltungssoftware ergänzen die reine Archivierung um digitale Abläufe im Tagesgeschäft.
Typische Einsatzszenarien
Kleine und mittelständische Unternehmen setzen DocBox vor allem ein, um die Eingangsrechnungsverarbeitung zu digitalisieren: Rechnungen landen automatisch im digitalen Eingangsfach, durchlaufen eine hinterlegte Freigabe und werden anschließend GoBD-konform archiviert — ohne Papierordner und ohne Suche nach dem richtigen Beleg am Quartalsende. Auch Verträge, Personalunterlagen und sonstiger Schriftverkehr lassen sich auf diese Weise strukturiert ablegen.
LNIT ist Partner von DocBox.eu und begleitet Unternehmen von der Einführung bis zur laufenden Betreuung. Mehr zur allgemeinen Funktionsweise eines DMS und zur GoBD-Einordnung finden Sie im Beitrag Dokumentenmanagement (DMS) für KMU einführen. Details zu unserem Leistungsangebot rund um DocBox und andere DMS-Lösungen finden Sie unter Dokumentenmanagement bei LNIT.
Häufige Fragen zu DocBox
Was ist DocBox genau?
DocBox ist ein Dokumentenmanagementsystem aus deutscher Entwicklung. Es archiviert Rechnungen, Verträge und andere Belege revisionssicher, macht sie über eine Volltextsuche wiederauffindbar und bildet digitale Freigabe- und Ablageprozesse ab.
Ist DocBox GoBD-konform?
DocBox ist auf die Anforderungen der GoBD ausgerichtet, also auf eine nachvollziehbare und unveränderbare Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen. Damit erfüllt es eine zentrale Voraussetzung für die digitale Belegablage im Unternehmen.
Kann DocBox E-Rechnungen verarbeiten?
Ja, DocBox unterstützt den Empfang und die Archivierung elektronischer Rechnungen, etwa im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, und ordnet eingehende Belege einem digitalen Eingangsfach zu.
Ist LNIT DocBox-Partner?
Ja, LNIT ist Partner von DocBox.eu und unterstützt Unternehmen bei Einführung und laufender Betreuung des Systems.
Fragen zu DocBox im eigenen Betrieb?
Wir beraten Sie verständlich und auf Augenhöhe — direkt mit dem Inhaber, aus Diekholzen bei Hildesheim.